쇼핑몰 첫 직원 들일 때 업무 나누는 법: 주문·CS·상세페이지 중 무엇부터

"대표님, 이건 어떻게 해요?" "아, 그거요. 잠깐만요, 제가 해 볼게요."

첫 직원이 들어온 주에 대표가 하루에도 수십 번 주고받는 대화입니다. 사람을 뽑았으니 숨 좀 돌리겠다고 기대하셨을 텐데, 막상 첫 주는 더 바쁘실 거예요.

첫 직원에게 일을 넘겨도 대표 시간이 줄지 않는 이유

이유는 대개 두 가지입니다. 판단이 많이 필요한 일부터 넘겼거나, 일을 넘기면서 기준을 같이 넘기지 않았기 때문이죠. 직원이 일을 못해서 생기는 문제는 아닙니다. 어떻게 해야 하는지 적힌 곳이 대표 머릿속밖에 없어서 생깁니다.

그래서 직원은 물을 수밖에 없습니다. 대표는 답하다가 결국 "그냥 제가 할게요"로 끝내고요. 이게 몇 주 이어지면 일을 넘긴 게 아니라 설명할 일이 하나 더 늘어난 셈입니다.

첫 직원에게는 업무마다 기준 문서를 같이 넘기세요

일을 넘길 때는 그 일의 기준 문서를 같이 넘깁니다. 업무별로 들어갈 내용은 이렇습니다.

문서를 다 만들 시간이 어디 있냐고 생각하실 수도 있습니다. 처음부터 완벽할 필요는 없어요. 직원이 질문하면 답해 주고, 그 답을 그날 문서에 한 줄 더하면 됩니다. 한 달쯤 쌓이면 같은 질문이 다시 나올 때 문서를 가리키면 됩니다.

첫 직원용 기준 문서는 어디에 적어 둘까요?

처음엔 구글 문서 몇 개로 시작해도 됩니다. 노션에 직접 페이지를 만드는 팀도 있고, 플로우·잔디 같은 협업툴 게시판에 올리는 팀도 많습니다. 업무요청·인수인계·매뉴얼을 첫 직원 입사 때부터 한 구조로 잡고 싶다면, 10인 미만 회사용 노션 업무 시스템을 세팅해 주는 공여사들 비즈노션으로 문서 틀을 먼저 받아 두고 시작할 수도 있습니다.

주문 수집·송장·재고 연동은 여전히 판매자센터나 사방넷 같은 통합관리 솔루션에서 하고, 문서에는 "누가 무엇을 어떤 기준으로 하는가"만 적습니다. 직원 한 명에게 출고만 맡기는 단계라면 출고 순서 카드 하나로도 충분합니다.

쇼핑몰 반품 거절은 첫 직원에게 맡기기 어렵습니다

넘기지 말아야 할 일부터 보면 순서가 쉬워집니다. 반품 거절은 마지막까지 대표가 확인하는 경우가 많습니다. 전자상거래법 제17조 제5항이 훼손 책임 등에 다툼이 있으면 판매자가 증명하도록 정하고 있기 때문입니다. 한 건이 분쟁으로 커지면 회사 전체 일이 되죠.

가격 결정과 정산 차이의 원인 판단도 비슷합니다. 정답이 정해져 있지 않고, 잘못 판단하면 돈이 바로 움직이는 일입니다.

쇼핑몰 첫 직원에게는 출고부터 넘기세요

반대로 정답이 분명하고 매일 반복되는 일은 처음 온 사람도 같은 품질로 해낼 수 있습니다. 넘기기 쉬운 순서는 이렇습니다.

출고가 첫 번째인 이유는 기한이 숫자로 정해져 있어서입니다. 스마트스토어 일반 상품의 발송기한은 결제완료일로부터 3영업일이고, 발송처리가 늦으면 스마트스토어센터에서 페널티가 붙습니다. 할 일과 마감이 분명하니 대표가 일일이 판단해 줄 필요가 적습니다.

첫 직원의 판매자센터 권한은 맡긴 업무만큼 엽니다

스마트스토어 매니저 등급은 들어갈 수 있는 메뉴가 다릅니다. 계정 부매니저는 상품관리·문의/리뷰관리·스토어 관리에 들어갈 수 있지만 판매관리·정산관리에는 못 들어갑니다.

그럼 출고를 맡기려면요? 판매관리가 열리는 주매니저를 줘야 합니다. 상품 등록이나 CS만 맡긴다면 부매니저로 충분하고요. 등급별 메뉴 표는 판매자센터 권한 나누기 편에서 볼 수 있습니다.

첫 직원에게는 한 달에 걸쳐 업무를 하나씩 넘기세요

• 첫 주: 출고 업무를 대표와 함께 3일, 혼자 2일
• 출고 카드 문서 완성, 직원 판매자센터 ID 발급
• 둘째 주: 상품 등록 양식 넘기기, 이미지 규격 확인
• 셋째 주: CS 기준표 검토 후 문의 답변 시작(거절은 대표 확인)
• 넷째 주: 직원이 물어본 질문 목록으로 문서 보완, 다음 달 넘길 업무 결정

넘긴 업무가 자리 잡았는지는 "직원이 대표에게 묻지 않고 끝낸 건수"로 확인합니다. 그 숫자가 늘면 다음 업무를 넘길 때입니다.

출고 순서 카드부터 만들어 보세요. 집하 시각, 합포장 기준, 송장 등록 방법 세 줄만 적어 두면 첫 직원이 출근한 날 바로 건넬 수 있습니다.